Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Magetan_SIK-B_Kelompok 3

• Lembaga Kearsipan Kabupaten

Awalnya, Kantor Arsip Perpustakaan di Kabupaten Magetan hanya berfokus pada tugas-tugas dasar, seperti pengelolaan dokumen arsip serta pengelolaan buku dan literatur. Dalam beberapa tahun terakhir, perkembangan kebutuhan masyarakat terhadap informasi yang akurat, cepat, dan terpercaya semakin tinggi. Selain itu, tuntutan akan transparansi dan akuntabilitas publik mempengaruhi perlunya penataan ulang lembaga-lembaga yang menangani data dan arsip.

Seiring dengan perkembangan teknologi dan peningkatan kesadaran akan pentingnya arsip sebagai bukti sejarah dan bagian dari sistem pemerintahan yang baik, pemerintah setempat melihat perlunya peningkatan fungsi lembaga ini. Oleh karena itu, dilakukan transformasi Kantor Arsip Perpustakaan menjadi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Magetan. Transformasi ini memungkinkan institusi tersebut untuk memiliki lebih banyak kewenangan, sumber daya manusia yang lebih terlatih, serta anggaran yang lebih besar untuk menjalankan tugas yang lebih luas.

Perubahan ini diresmikan melalui peraturan daerah yang menetapkan bahwa Kantor Arsip Perpustakaan berubah menjadi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan, dengan tugas utama mengelola arsip pemerintah, menyimpan dokumen penting, serta menyediakan akses informasi publik secara efisien. Dinas ini juga berperan dalam mendukung pendidikan, literasi, dan pengetahuan masyarakat melalui koleksi perpustakaan yang terus diperbaharui.

Dengan adanya Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Magetan, masyarakat diharapkan dapat lebih mudah mendapatkan layanan terkait arsip serta akses informasi yang lebih luas melalui perpustakaan yang modern dan responsif terhadap kebutuhan zaman. Lembaga ini menjadi pusat informasi yang mendukung pembangunan daerah serta sarana pembelajaran yang terbuka bagi masyarakat umum.

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Magetan berlokasi di Kabupaten Magetan, Jawa Timur, sebuah wilayah yang dikelilingi lanskap alam yang indah dengan perbukitan dan pegunungan, termasuk Gunung Lawu di sebelah barat. Magetan berbatasan dengan beberapa kabupaten lain, yaitu Kabupaten Madiun, Ngawi, Karanganyar, dan Ponorogo, yang membuatnya strategis sebagai pusat literasi dan kearsipan di wilayah tersebut. Sebagai institusi pemerintah, Dinas ini bertugas mengelola arsip pemerintah daerah serta menyediakan layanan perpustakaan bagi masyarakat, termasuk akses terhadap koleksi literatur yang mendukung pendidikan dan literasi lokal.

Selain itu, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Magetan memiliki peran penting dalam menjaga dan mendokumentasikan sejarah serta budaya lokal yang kaya dengan nilai-nilai tradisional Jawa. Dinas ini berupaya memperluas akses informasi bagi masyarakat dengan program-program seperti perpustakaan keliling dan digitalisasi arsip untuk menjangkau area terpencil di kabupaten ini. Dengan menyediakan informasi dan literatur yang relevan, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Magetan mendukung pendidikan formal dan non-formal serta memperkuat akses masyarakat terhadap pengetahuan yang terus berkembang.

Mandat atau sumber kewenangan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Magetan didasarkan pada peraturan perundang-undangan yang mengatur tentang tata kelola kearsipan dan perpustakaan di tingkat daerah. Secara umum, kewenangan dinas ini berlandaskan pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan dan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang memberikan arahan kepada pemerintah daerah untuk membentuk dan mengelola dinas kearsipan dan perpustakaan. Dalam lingkup provinsi dan kabupaten, mandat ini kemudian diterjemahkan ke dalam peraturan daerah (Perda) dan peraturan bupati (Perbup) yang khusus mengatur tugas, fungsi, serta wewenang dinas terkait.

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Magetan memiliki wewenang untuk melaksanakan kebijakan pengelolaan arsip dan perpustakaan daerah, mulai dari pelestarian arsip penting pemerintah, penyediaan akses literatur dan informasi bagi masyarakat, hingga pengembangan literasi di wilayah Kabupaten Magetan. Dalam menjalankan mandatnya, dinas ini bertanggung jawab atas pelayanan publik di bidang kearsipan dan perpustakaan, serta turut berperan aktif dalam memfasilitasi masyarakat untuk memperoleh informasi yang transparan, akuntabel, dan edukatif sesuai ketentuan hukum yang berlaku.

Struktur administrasi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Magetan diawali dengan Kepala Dinas, yang saat ini dijabat oleh Suhardi, S.Pd., M.Pd., sebagai pemimpin tertinggi yang bertanggung jawab atas keseluruhan operasional dinas. Di bawah Kepala Dinas, terdapat Sekretaris yang dijabat oleh Endang Setyowati, S.Sos., bertanggung jawab dalam koordinasi umum dan administrasi.

Sekretaris membawahi dua kepala subbagian, yaitu Kasubag Umum dan Kepegawaian yang dijabat oleh Nuradi Priyanto, SE, yang mengurus administrasi umum dan kepegawaian, serta Kasubag Keuangan, Perencanaan, Evaluasi, dan Pelaporan yang mengelola aspek perencanaan dan keuangan, meskipun belum ada pejabat yang tertera di bagian ini.

Dinas ini memiliki tiga bidang utama:

1. Bidang Pengelolaan, Pembinaan, dan Pengawasan Kearsipan yang dipimpin oleh Endang Kindarwati, SE. Bidang ini bertugas dalam pengelolaan arsip serta pembinaan kearsipan di instansi terkait. Bidang ini memiliki dua seksi, yaitu:
   a. Kasi Pengelolaan Arsip, dijabat oleh Narti, SH, yang mengelola proses pengelolaan arsip.
   b. Kepala Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan, yang dijabat oleh Riyani Setyawati, SE, MM, yang bertanggung jawab atas pengawasan dan pembinaan terkait kearsipan.

2. Bidang Layanan, Pemanfaatan Arsip, dan Pengembangan Perpustakaan yang dipimpin oleh Nanung Suprajoji, SH. Bidang ini menangani layanan arsip dan pengembangan perpustakaan, dengan dua seksi yaitu:
   a. Kepala Seksi Pengembangan Perpustakaan, dijabat oleh Rakhmah Hermawati Purnama, SE, yang berfokus pada pengembangan koleksi dan layanan perpustakaan.
   b. Kepala Seksi Layanan dan Pemanfaatan Arsip, namun posisi ini masih kosong.

3.Bidang Pengelolaan dan Layanan Perpustakaan yang dipimpin oleh Kuncahyo Mahadi, S.Sos. Bidang ini fokus pada pengelolaan layanan perpustakaan dan memiliki dua seksi:
a. Kepala Seksi Layanan Perpustakaan, dijabat oleh Christiani Dyah Andrianti, SE, yang bertanggung jawab atas layanan peminjaman dan penggunaan perpustakaan.
b. Kepala Seksi Pengelolaan Perpustakaan, yang dijabat oleh Endang Suharyati, S.Sos., yang mengurus pengelolaan bahan dan koleksi perpustakaan.

Selain itu, terdapat Kelompok Jabatan Fungsional yang mencakup posisi arsiparis dan pustakawan yang mendukung operasional dinas dalam aspek teknis sesuai keahlian masing-masing.

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Magetan memiliki kebijakan manajemen rekod dan koleksi arsip yang dirancang untuk memastikan bahwa arsip yang dimiliki dapat diakses dengan mudah, terjaga keasliannya, dan dilestarikan untuk kepentingan publik serta kebutuhan administrasi pemerintah. Material arsip yang disimpan meliputi dokumen-dokumen penting pemerintahan, catatan sejarah lokal, laporan tahunan, dan arsip-arsip lainnya yang memiliki nilai sejarah dan administratif bagi Kabupaten Magetan.

Institusi ini menerima material arsip melalui beberapa metode, yaitu transfer dari unit kerja pemerintah daerah, pemberian dari masyarakat atau institusi lain yang relevan, serta pengadaan atau pembelian jika diperlukan untuk memperkaya koleksi arsip yang ada. Kebijakan institusi juga mencakup kegiatan survei untuk mengidentifikasi arsip-arsip potensial yang perlu disimpan dan dipreservasi, serta tindakan-tindakan preservasi, seperti restorasi dan digitalisasi, untuk menjaga kondisi fisik arsip dan mencegah kerusakan akibat usia atau faktor lingkungan. Semua kegiatan ini dilakukan sesuai standar kearsipan yang berlaku untuk menjamin kelangsungan informasi dan keberlanjutan penyimpanan arsip yang aman dan terjamin.

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Magetan menempati bangunan yang didesain dengan arsitektur sederhana dan fungsional, sesuai dengan kebutuhan untuk penyimpanan dan pengelolaan arsip. Gedung ini dilengkapi dengan ruang arsip yang memadai untuk menjaga kondisi material arsip agar tetap terjaga dari kerusakan fisik dan pengaruh lingkungan.

Kapasitas penyimpanan gedung arsip ini dirancang untuk menampung berbagai jenis arsip, mulai dari arsip kertas hingga koleksi digital, dengan sistem penyimpanan yang terorganisir dalam rak-rak arsip yang sesuai standar kearsipan nasional. Ruang penyimpanan arsip juga dilengkapi dengan fasilitas penunjang seperti sistem pengatur suhu dan kelembapan untuk memastikan arsip tetap dalam kondisi optimal. Jika memungkinkan, data statistik mengenai kapasitas penyimpanan atau ukuran ruang dapat disajikan dalam laporan terpisah untuk memantau pertumbuhan jumlah arsip yang disimpan dari waktu ke waktu.

Senin - Jumat: 07.30 - 22.00
Sabtu: 08.00 - 14.00
Minggu: Tutup

Sistem, Mekanisme, dan Prosedur saat berkunjung ke Perpustakaan Kabupaten Magetan

1. Mengisi buku tamu
2. Meletakkan barang bawaan / tas diloker
3. Menelurusi koleksi menggunakan OPAC atau langsung ke rak koleksi

Persyaratan pelayanan:
Berpakaian bebas, sopan dan rapi

Biaya/Tarif Gratis / Tidak dikenakan biaya

Dasar Hukum

1. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2014 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan.
2. Standar Nasional Perpustakaan Kabupaten/Kota Tahun 2013 diterbitkan oleh Perpustakaan Nasional Republik Indonesia
3. Peraturan Bupati Kabupaten Magetan Nomor 76 Tahun 2016 tetang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi, Serta Tata Kerja Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Magetan.

Parkir Disabilitas
Jalan Disabilitas
Pojok Baca Digital (Pocadi)
Kolam Ikan
Kantin Literasi 
Area Merokok